pengelolaan bukti transaksi

Bukti Transaksi

Yang dimaksud dengan bukti transaksi adalah formulir-formulir yang digunakan dalam perusahaan untuk melakukan pencatatan pertama kali atas transaksi-transaksi/ kejadian yang terjadi dalam perusahaan. Transaksi keuangan adalah kejadian-kejadian atau suatu keadaan dalam perusahaan yang harus diproses melalui pencatatan sampai dengan disajikan laporan keuangan. Transaksi yang terjadi dalam perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, pada umumnya sama, seperti transaksi penerimaan uang tunai dari pemilik, pembelian peralatan secara kredit, dll. In accounting terms, a transactions is any events that both affects the financial position of the business entity and can be reliably recorded.

Bukti transaksi dapat dibedakan atas :

1.      Bukti extern :  Bukti transaksi yang diterima dari pihak luar perusahaan seperti : Kuitansi, cek, bilyet giro, faktur, nota kontan, nota kreditr/ nota debit

2.      Bukti intern :  Bukti transaksi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Contoh : bukti memo, bukti kas masuk, bukti kas keluar

Bentuk- bentuk bukti transaksi

1. Kwitansi adalah suatu bukti atas penerimaan uang.

		No.
		Sudah diterima dari		………………………………………………………………………………
		Banyaknya uang
		Untuk Pembayaran : …………………………………………………………………………………..
		…………………………………………………………………………………..
		…………………………………………………………………………………..
								………………………………
		Jumlah	Rp
								.……………………………..

            Kwitansi ini adalah jenis bukti pengeluaran kas dalam perusahaan yang biasanya dipakai untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil. Hal ini umum terjadi dengan menggunakan dana kas kecil / petty cash yang diselenggarakan dengan salah satu di antara dua system ; fluctuating-fund-balance dan imprest system.

            Dalam pengelolaan akuntansi yang paling banyak akan kita temui yaitu kwitansi ini. Karena disamping easy to use concept kwitansi juga banyak dijual bebas di toko-toko yang menjual alat tulis dsb.

2. Cek adalah suatu bukti penyetoran atau pengambilan uang di bank.

NISP                      BANK NISP                                                                                               Cek No. CDKP 085056                                      BANDUNG                                                                                                                                       KANTOR PUSAT OPERASIONAL                                                                                                                           Bandung,…….. 20 …. ATAS PENYERAHAN CEK INI BAYARLAH KEPADA ………………….ATAU PEMBAWA UANG SEJUMLAH RUPIAH ………………………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………..Rp                                                                                                             Tanda tangan (dan cap perusahaan)

3. Bilyet Giro adalah suatu suatu surat perintah dari nasabah kepada banknya untuk memindahbukukan sejumlah uang tertentu dari rekening penarik kepada rekening pihak penerima di bank yang sama atau bank yang lain.

BILYET GIRO

BANK CENTRAL ASIA

No. AG

6670309

Prestasi Tradisi Perbankan Internasional

PERHATIAN

,

20

1. Guna mencegah hal-hal yang merugikan Saudara, maka hendaknya mengisi bilyet giro ini secara lengkap dan sejelas-jelasnya. Resiko kerugian yang mungkin timbul sebagai akibat pengisian bilyet giro yang tidak jelas dan/atau tidak lengkap menjadi tanggung jawab Saudara. Dalam hal nama bank penerima tidak dicantumkan, maka hal ini diartikan bahwa Saudara setuju dananya dipindahkan ke bank mana saja atas nama si penerima

Diminta kepada Sdr. Supaya pada tanggal

memindahkan dana atas beban rekening kami sejumlah Rp

kepada rekening

pada Bank

dengan permintaan supaya bank ini mengkreditkan rekening nasabah tersebut di atas sejumlah

2. Penarik bilyet giro kosong dapat dikenakan sanksi administratif antara lain penutupan rekening dan pencantuman nama yang bersangkutan dalam daftar hitam

Rupiah

Tanda tangan (dan cap perusahaan)

Bilyet giro ini sering kita temukan di dalam dunia perbankan. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan bilyet giro memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkannya dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.

4. ’Faktur penjualan adalah bukti penjualan barang kepada pihak lain. Sebenarnya antara faktur pembelian dan faktur penjualan berbentuk sama. Perbedaannya hanya dari penggunaan dan dari mana atau siapa pembuat faktur itu.

	……………………………………………
	……………………………………………
	……………………………………………
	FAKTUR
	Dijual Kepada	:	……………………………………			Tanggal
	Alamat	:	……………………………………			No. Faktur
			……………………………………			Syarat Pengiriman
						Syarat Pembayaran
	Kode	Nama Barang				Unit	Harga Satuan	Jumlah
	Total
	Dengan Huruf :
	No. Rek		Debit	Kredit		Diketahui Oleh,		Bagian Penjualan,
						(……………………)		(……………………)

Seperti yang telah dikemukakan dalam Bab I, formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Seperti telah disebutkan diatas, dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan memerlukan data berikut ini direkam dalam formulir penjualan tunai :

a.       Tanggal penjualan

b.      Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan

c.       Nama barang yang dijual

d.      Kunatitas barang yang dijual

e.       Harga jual per satuan

f.       Total harga jual setiap jenis barang yang dijual

g.      Total harga jual semua barang yang dijual

h.      Tanda tangan wiraniaga yamg melaksanakan penjualan

i.        Tanda penerimaan kas dari bagian kasa

j.        Tanda penyerahan barang kepada pembeli

5. Nota Kontan/Tunai diberikan apabila transaksi, seperti jual beli dilakukan secara tunai.

……………………………………………

……………………………………………

……………………………………………

NOTA KONTAN

Dijual Kepada

:

……………………………………

Tanggal

Alamat

:

……………………………………

No. Faktur

……………………………………

Atas No. faktur

Tertanggal

Dengan ini kami telah mengkredit rekening Saudara untuk barang yang telah Anda kembalikan :

Kode

Nama Barang

Unit

Harga Satuan

Jumlah

Total

Dengan Huruf :

No. Rek

Debit

Kredit

Diketahui Oleh,

Bagian Penjualan,

(……………………)

(……………………)

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur nota kontan, dan menyerahkan nota tersebut kepada pembeli untk kepentingan pembayaran harga barang fungsi kas. Dalam struktur organisasi fungsi ini berada di tangan Bagian Order Penjualan.

      Sedangkan kalau kita tinjau dari fungsi Kas, hal ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Dalam struktur organisasi fungsi ini berada di tangan bagian Kasa.

      Informasi yang umumnya diperlukan oleh pihak manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tuani adalah :

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli, informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan,
7. Otorisasi pejabat yang berwenang

6. Nota debit adalah nota yang berisikan suatu pernyataan bahwa perkiraan lawan (langganan) di debit karena suatu hal, seperti perusahaan mengembalikan barang yang dibeli kepada penjualnya karena barang tersebut rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

	……………………………………………
	……………………………………………
	……………………………………………
	NOTA DEBIT
	Dijual Kepada	:	……………………………………			Tanggal
	Alamat	:	……………………………………			No. Faktur
			……………………………………			Atas No. faktur
						Tertanggal
	Dengan ini kami telah mengkredit rekening Saudara untuk barang yang telah Anda kembalikan :
	Kode	Nama Barang				Unit	Harga Satuan	Jumlah
	Total
	Dengan Huruf :
	No. Rek		Debit	Kredit		Diketahui Oleh,		Bagian Penjualan,
						(……………………)		(……………………)

            Keabsahan dokumen sumber yang dipakai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannyadokumen pendukung yang lengkap,yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam system retur pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan harus didasarkan pada dokumen sumber memo debit. Dokumen ini dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti telah dilaksanakannya pengembalian barang kepada pemasok yang bersangkutan.

            Catatan berkurangnya utang akibat transaksi retur pembelian dijamin ketelitian dan keandalannya jika didasarkan pada memo debit yang diotorisasi oleh fungsi pembelian dan dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

7. Nota kredit adalah suatu nota yang berisi pernyataan bahwa perkiraan lawan (langganan) dikredit akibat penerimaan kembali barang yang dijual.

……………………………………………

……………………………………………

……………………………………………

NOTA KREDIT

Dijual Kepada

:

……………………………………

Tanggal

Alamat

:

……………………………………

No. Faktur

……………………………………

Atas No. faktur

Tertanggal

Dengan ini kami telah mengkredit rekening Saudara untuk barang yang telah Anda kembalikan :

Kode

Nama Barang

Unit

Harga Satuan

Jumlah

Total

Dengan Huruf :

No. Rek

Debit

Kredit

Diketahui Oleh,

Bagian Penjualan,

(……………………)

(……………………)

            Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan harga pokok persediaan produk jadi dan berkurangnya harga pokok penjualan akibat transaksi retur penjualan adalah bukti memorial.

Kartu Piutang adalah buku pembantu piutang yang dalam transaksi terur penjualan digunakanuntuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.

Kartu Persediaan adalah merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.

Kartu Gudang merupakan catatan yang diselenggarakan oleh bagian Gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjulalan.

8. Bukti memo adalah suatu bukti yang menyatakan pengambilan barang untuk keperluan intern atau bukti informasi yang diberikan pimpinan perusahaan untuk menyesuaikan rekening perusahaan agar menggambarkan keadaan yang sebenarnya.

	……………………………………………
	……………………………………………
	……………………………………………
	BUKTI MEMORIAL
								BUKTI MEMO
								No.
								Tgl.
	Kepada	:	…………………………………………………………………………………………………………………………………………
	Dari	:	…………………………………………………………………………………………………………………………………………
	Isi Memo	:	…………………………………………………………………………………………………………………………………………
			…………………………………………………………………………………………………………………………………………
			…………………………………………………………………………………………………………………………………………
			…………………………………………………………………………………………………………………………………………
			…………………………………………………………………………………………………………………………………………
			…………………………………………………………………………………………………………………………………………
	No. Rek		Debit	Kredit		Disetujui Oleh,	Dibukukan Oleh,		Diterima Oleh,
						(…………………)	(…………………)		(…………………)

            Penjualan barang dan jasa dapat dilaksanakan melalui penjualan tunai atau penjualan kredit. Penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah Volume penjualan dengan memberikan kesempatan kepada para pembeli membelanjakan sekarang penghasila yang akan diterimamereka di masa yang akan dating.

            Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem; sistem penjulan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan system penjualan kredit biasa. Sistem penjualan kredit perusahaan didahului dengan seleksi pelanggan yang secara keuangan dapat diberi hak untuk melakukan pembelian secara kredit kepada perusahaan.

            Dalam memberi kesempatan kepada pelanggan untuk mengembalikan barang yang telah dibeli namun tidak sesuai dengan kebutuhan atau keinginan mereka, perusahaan mengembangkan system system retur penjualan. Dokumen penting yang digunakan dalam sistem retur penjualan adalah Memorial. Unsur pengendalian intern dirancang dalam sistem retur penjualan dengan cara merinci unsur-unsur pokok system pengendalian intern yakni ; struktur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat.

9. Bukti kas masuk adalah suatu bukti yang digunakan untuk untuk mencatat penerimaan-penerimaan kas perusahaan.

	…………………………………………………………
	…………………………………………………………
	…………………………………………………………
							BKM	CEK
							No.	No.
							Tgl.	Tgl.
	BUKTI KAS MASUK
	Diterima dari		:	……………………………………………………………………………………………………
	Jumlah		:	Rp. ………………………………………………………………………………………………
	Dengan Huruf		:
	Keterangan		:	……………………………………………………………………………………………………
				……………………………………………………………………………………………………
				……………………………………………………………………………………………………
				……………………………………………………………………………………………………
	No. Rek	Debit		Kredit		Disetujui Oleh,	Dibukukan Oleh,	Diterima Oleh,
						(…………………)	(……………………)	(…………………)

            Dalam penjualan tunai ini, pembeli dating ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produkyang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam over-the-counter sale ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi ( personal cheque ), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :

1. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga ( sales person ) di Bagian Penjualan.
2. Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi, ( personal cheque ), atau kartu kredit.
3. Bagian penjualan memerintahkan bagianb pengiriman barang untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
5. Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
6. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan  dalam jurnal penjualan,
7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penertimaan kas.

10. Bukti kas keluar adalah suatu bukti yang digunakan untuk mencatat arus kas keluar perusahaan.

	…………………………………………………………
	…………………………………………………………
	…………………………………………………………
							BKM	CEK
							No.	No.
							Tgl.	Tgl.
	BUKTI KAS KELUAR
	Dikeluarkan Oleh		:	……………………………………………………………………………………………………
	Jumlah		:	Rp. ………………………………………………………………………………………………
	Dengan Huruf		:
	Keterangan		:	……………………………………………………………………………………………………
				……………………………………………………………………………………………………
				……………………………………………………………………………………………………
				……………………………………………………………………………………………………
	No. Rek	Debit		Kredit		Disetujui Oleh,	Dibukukan Oleh,	Dikeluarkan Oleh,
						(…………………)	(……………………)	(…………………)

            Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Di samping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan ( remittance advice ) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya kas.